Pengelolaan Arsip Dinamis

Arsip dinamis merupakan arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu. Proses pengendalian arsip dinamis secara efisien, efektif, dan sistematis yang meliputi penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan, serta penyusutan arsip disebut pengelolaan arsip dinamis.

Dalam pengelolaan arsip dinamis terbagi menjadi 3 hal, yaitu :

1. Arsip vital, adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang. Contoh arsip vital ialah ijazah dan sertifikat tanah dan bangunan.
2. Arsip aktif, adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus seperti daftar hadir pegawai.
3. Arsip inaktif, adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun, contohnya ialah rapor.

Menyadari pentingnya pengelolaan arsip dinamis untuk menjamin ketersediaan arsip dalam penyelenggaraan kegiatan sebagai bahan akuntabilitas kinerja dan alat bukti yang sah, Dinas Perpustakaan dan Arsip Provinsi Kalimantan Tengah beberapa waktu lalu mengadakan kegiatan Sosialisasi Pengelolaan Arsip Dinamis.

“Kegiatan Sosialisasi Pengelolaan Arsip Dinamis yang kita laksanakan beberapa waktu lalu merupakan salah satu upaya kita dalam membekali para pemangku kepentingan tentang bagaimana mengelola arsip yang baik dan benar hingga bagaimana mengelola arsip vital, aktif, ataupun inaktif sehingga yang bersangkutan mampu mengelola ketersediaan arsip organisasinya masing-masing,” ucap Plh. Kadispursip Prov. Kalteng, Arthur Mukkun saat ditemui, Selasa (30/4/2024).

Arthur berharap dari sosialisasi yang telah diselenggarakan dapat menambah wawasan dari para perwakilan Perangkat Daerah, Organisasi Masyarakat, Organisasi Politik, Perguruan Tinggi dan Sekolah Menengah Atas yang hadir dalam mengelola arsip dinamis bagi masing-masing instansi maupun organisasi.