Penyusutan arsip di Kalteng tak boleh dilakukan sembarangan

Palangka Raya (24/10/2019). Kepala Bidang Pengelolaan Data dan Informasi Arsip Nasional Irwanto Eko Saputro menjelaskan, penyusutan arsip tidak boleh dilakukan secara sembarangan tanpa mengikuti aturan yang berlaku.

Agar hal tersebut tidak terjadi, maka para petugas yang berwenang perlu diberikan pemahaman tentang hal itu, seperti yang dilakukan Dinas Perpustakaan dan Arsip Kalteng saat ini,katanya di sela sosialisasi jadwal retensi arsip (JRA) di Palangka Raya, Kamis.

JRA adalah suatu daftar yang sekurang-kurangnya berisi jangka waktu penyimpanan arsip, jenis arsip dan keterangan yang berisikan rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip, apakah dimusnahkan, dinilai kembali atau dipermanenkan.

Hal itu biasanya digunakan sebagai pedoman petugas saat hendak melakukan penyusutan maupun penyelamatan arsip. Hingga pada akhirnya, tidak ada lagi ditemukan permasalahan hilangnya suatu arsip dan lainnya.

“Sebab pada JRA sudah jelas berapa lama harusnya suatu arsip disimpan pada organisasi perangkat daerah (OPD), kemudian disimpan pada lembaga kearsipan, hingga pengambilan tindakan selanjutnya,” jelasnya.

Sementara itu Kepala Dinas Perpustakaan dan Arsip Kalteng Susana Ria Aden mengatakan, pemerintah daerah melalui pihaknya sebagai lembaga kearsipan yang ada di tingkat provinsi sudah membuat peraturan gubernur terkait JRA.

“Baik JRA fasilitatif, yakni JRA fasilitatif keuangan dan kepegawaian, serta JRA substantif,” ungkapnya kepada ANTARA.

Untuk itu, pihaknya berharap kepada seluruh peserta sosialisasi agar bisa memahami dengan baik, serta menerapkan penggunaan JRA pada instansinya masing-masing sebagai pedoman dilakukannya penyusutan, sehingga tidak terjadi penumpukan.

Perlu diingat bahwa pengurangan atau penyusutan arsip, baik pemindahan arsip in aktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang telah habis masa retensinya dan sudah tidak memiliki nilai guna dilaksanakan berdasarkan JRA.

“Semua itu dilakukan berdasarkan JRA dengan memerhatikan kepentingan pencipta arsip, serta kepentingan masyarakat, bangsa dan negara,” tuturnya Susana.